循環筆記法06:如何更聰明有效率的做事:建立框架

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2021

目錄

  • 提升效率的重點
  • 什麼是框架
  • 結合循環筆記法

如何更聰明有效率的做事情

在你的生活歷程中,或許是朋友、同學或同事,一定都有遇到過那種特別聰明厲害的人。 他們彷彿出生就與眾不同,思緒清晰、辦事能力很強。 我很羨慕這些人,所以嘗試從他們身上學習如何變得更聰明、處理事情更快更好。

透過觀察後發現了他們有某些在處理任務上共同的特徵:

1. 思緒清晰,能夠顧及所有細節

他們在處理事情的時候能夠看清整體,同時兼顧各種細節。他們喜歡使用代辦清單寫下需要處理的項目,逐步提高完成度。 品質來自細節,魔鬼藏在細節裡。能夠妥善處理細節讓他們的成果特別耀眼。

但是對於我們來說第一個難關是如何寫出涵蓋所有細節的清單。當面對一個比較複雜的任務,我們或許能想到模糊的步驟與任務。 可是如何才能像他們一樣準確的分析出所有步驟與需要注意的細節呢?

第二個難關是如何分辨清單的優先程度,對於他們與我們都一樣的現實面是:我們的資源總是有限的。 我們能夠使用的專注力、時間與資金往往無法讓我們將任務處理到完美。一定都遇過迫在眉睫的截止日期或有限的預算。 我們都需要學習分辨最重要的項目,確保這些項目如期被完成,當有多餘的資源時再補強相對不重要任務。

2. 過目不忘,可以有效利用上次的經驗

他們面對類似的任務或已經處理過一次的任務,往往能夠快速地想起上一次處理的情形。 迅速地進入狀況,預防或快速處理上一次遇到的問題。簡單來說,他們有效的利用了上一次的經驗(如果有的話)讓這一次做得更好。

為了達到這個目的我們需要做到兩件事情:

能夠確實記下來

如果要在未來回想起上次處理的細節,就需要正確、完整的將處理時的狀況記下來。 人的記憶是很不可靠的,我們會將不同的記憶耦合在一起,也容易忽略重要的細節甚至創造不存在的記憶。

非常有名的哈佛心力系注意力實驗就是記憶不可靠的證明,有興趣的話你也可以嘗試看看。嘗試計算影片中白衣服的人傳球次數。

Youtube Video

影片連結

你完成了嗎?

影片中間公佈了答案是 15 次。你跟著做了嗎?那麼現在請你回想,你有沒有看見一隻猩猩。如果你感覺困惑,把影片倒回去重看一次。 丹尼爾 • 西蒙斯後來出版了<<為什麼你沒看見大猩猩>>來敘述這種注意力盲區的特性。

能夠即時想起來

如果希望記下來的經驗可以發揮效用,就要在需要的時候能夠確實想起來。

但是我沒有過目不忘的能力,當我被要求處理三天前處理過的任務時我的腦袋會一片空白。 寫程式有時候需要開發曾經做過一次過但並不那麼頻繁製作的功能,我以前都需要重新搜尋、學習,因此讓費許多時間。 很多工程師的解決方法是寫部落格文章記錄功能開發時遇到的問題與解決方法,這樣一來可以透過部落格快速回憶。

這是一個好方法,不應該只使用在寫程式上面。我們將加以改良後將其使用在生活中的任何任務上。

3. 具有創造力,能夠想出獨特的解決方式

他們能夠在面對問題的時候提出具有創造力的解決方案,這些解法可能只針對特定場景能夠發揮價值, 但是因為能夠靈活的想像客製化的做法,使得他們個人擁有更大的價值。

想要達到這樣的境界不是一件容易的事情,靈感對我們來說就好像彩虹,你無法駕馭它,有時候突然出現有時候卻消失的無影無蹤。 我們該到哪裡去尋找創造性的想法,又該如何使用到目前的任務上?

古希臘哲學家希羅多德說過:太陽底下沒有新鮮事。 意思是歷史總是週而復始不斷發生,人類無法透過歷史學到教訓。 我認為世界上的想法也是一樣的,所有的點子早就已經被挖掘殆盡。沒有所謂全新的事情,只有你不知道的事情。 對於現代人來說更重要的是我們如何組合與運用這些既有的想法。

共享經濟、眾籌的商業模式、直播媒體...如果探究這些嶄新的想法背後其實都是幾種我們已經知道的知識的結合。 我曾經討論過普世智慧模型,我們不斷在學習各種想法與思維,用來幫助我們進行批判性思考。 我們的想法就是我們擁有的普世智慧模型的綜合。

當你聽到一個全新的想法時,可能只是因為你之前並不知道這個想法的存在,或者它是由已經存在的想法變形、融合而成的。

我們可以努力的更新自己的普世智慧模型,汰舊換新使它更加符合自己所處的時空。 以及透過學習與驗證,將你更加認同、覺得更加正確的普世智慧模型留下。

同理運用在獲得創造力上,我們將嘗試把不同領域學習到的知識延伸、融合到當前的任務上。

該如何做到

透過觀察那些聰明高效率人士的特徵也分析過可能面臨的問題後,還是要回歸我最常問的問題:我該如何做到呢?

我將程式語言的概念拿到這邊使用,嘗試創造一套方法協助訓練我們獲得上述三個特質,我將解決的方法稱作建立框架

什麼是框架

程式語言中提到框架(Framework) 是一種架構模式,針對基礎的語言搭建的一個結構,讓我們開發時更加有效率, 將比較麻煩的部分在你看不見的地方處理完。讓你可以專注在開發上。

打個比方,假如你在金庸的小說世界中,你的目標是修煉武功。大家都會有共通的努力方向:基本的身體素質、心理素質、道德情操, 但是在修煉上卻延伸出許多流派。這些流派就是一種習武的框架,他將需要費心費神的武學概念、招式研究的部分都幫你處理好了, 你只要專注在練習使用它,就可以再提升武功這個目標上獲得成果。

你一定聽說過最厲害的俠客最終都會擺脫框架,自己打造屬於自己框架,或者綜合各家之長靈活使用多個框架。 但對於我們來說在達到頂尖之前尋找框架依舊是高效的做法。

這一套框架由數個部分組成,包含建構 SOP、連結相關資料以及快速提取的機制。

框架的效果

在實作之前先讓我們釐清這套框架可以提供的效果。

1. 提供方向

開始一個新的任務時最害怕的就是完全沒有頭緒,尤其是那些執行頻率不高的事情。 工作上可能會遇到偶爾的人員招募、一年一次的展覽報名, 生活上有一年兩次的旅遊行程規劃、又一次搬家、突然要做一道半年前做過的料理...等等。

想想看你這個月做過的事情,有沒有哪些是一做再做的,你有沒有用到上一次執行累積的經驗?。

2. 讓循環筆記法的複利效果發揮(不斷讓細節進化)

想像你開始一份新工作,面對嶄新的工作流程,隨著前輩教導與每天、每週重複執行, 有朝一日你可以很有自信的認為自己已經掌握這個任務了。 當我們重複做一件事情的時候,我們會駕輕就熟變得越來越習慣、技巧變得更好。

可是面對頻率低或者整體流程龐大的任務(那些需要花費三個月至半年才能完成的專案),使用慢慢習慣的做法非常沒有效率而且容易出錯。

除了繼承上一次的經驗之外,我們希望有效的將這一次執行的經驗累積到同一個任務上。 這樣一來同一個任務就會隨著執行次數增加變得越來越熟練。 我們希望循環筆記的複利特性可以在這一點上面發揮效果。

3. 快速連結需要的資料

不論是簡單或複雜的任務,多少都有可以使用的資源。 例如每年固定的展覽活動就會有報名表格、參展需要準備的器材清單,以及許多相關的東西。 如果當我們要執行任務時可以輕鬆地取得這些資源,那會是多麼方便的事情。 這些資源中不一定都是外部資料,也可以是自己遇過的問題與解決方法這一類透過自己的經驗產生的資料。

重點是考慮當任務再次被執行的時候,看到怎麼樣的資料會對我們有幫助。並且要能夠簡單地取得相關的資料。

結合循環筆記法

我們以 Notion 為平台建構循環筆記,現在我們要來看如何在 Notion 上面使用框架的概念, 進而達到上述框架的三個主要效果。

建立 SOP

框架的建構少不了 SOP,它可以是一連串的代辦清單,也可能包含一些遇到什麼情況該怎麼處理的流程。 任務的 SOP 囊括了盡可能多的細節、注意項目與可能發生的狀況。

但是一開始就全面性的考慮所有流程與細節是很困難的,我們要透過兩個方式去建構框架的 SOP。

針對經驗去建構

只要針對你這一次發生的狀況來建立 SOP 就好。或許你在任務開始之前先構思了一份代辦清單,那很好。 你可以按照那一份列表進行,並且針對這一次任務遇到的狀況新增沒注意到的步驟,或刪除並不需要的步驟。 另一種方式是在任務進行的過程中,記錄下實際執行的所有步驟,之後轉換成第一份 SOP。

我會建議這樣的做法是因為建構 SOP 其實是一種成本,你要花時間與精力去思考與記錄。 針對工作上的項目當然沒問題,但是那些頻率不高的事情呢?例如旅遊行程規劃、參加溯溪活動的準備。

如果要持續建立框架就需要讓建立 SOP 變得簡單。我會利用晨間日記記錄的內容去反推做過的事情的 SOP 會是長什麼樣子。 只要花一點時間就可以利用第一次執行的經驗提煉出第一份 SOP。

Package list

開始一邊旅行一邊工作後,我將行李進行一次盤點並寫成整理行李用的清單,每次我換地方就可以拿出來重複使用。 你應該會好奇這樣的 SOP 有沒有辦法涵蓋所有細節與狀況。為此我們還需要持續優化它。

持續的優化

當我們需要執行類似的任務時,你意識到你有之前製作的 SOP,所以現在可以按照之前的 SOP 進行任務。 你遠比第一次更有方向、更清楚整個任務輪廓。但在過程中你發現了第一次沒注意到的細節、步驟, 或許發生了第一次所沒有的狀況。

你可以直接使用第一份 SOP 去修改它,或者記錄下解決問題的方法。 這樣一來你將確實的繼承上一次的經驗並且有效地累積每一次執行時學習到的內容。 這份 SOP 會越來越全面,你會發現自己越來越不需要修改它, 並且每一次意識的修改可以避面時空背景轉變後讓這份 SOP 變得過時。 我們將會更加信任它,獲得更高的效率同時兼顧細節。

子彈筆記的 Index 頁面

子彈筆記追求客製化、有彈性的使用方式。在子彈筆記中的前面幾頁中會有一頁 Index 目錄索引頁面。 就像使用字典時的單子索引一樣,上面會紀錄哪一些資料被記錄在第幾頁。

Bullet Index Page

當你翻到對應的頁面去就可以快速找到你要的筆記。Notion 的搜尋方式跟翻字典的目錄的感覺很像, 由目錄索引迅速導覽到對應頁面。只要我們習慣使用一個統一的入口, 也就是說每次使用筆記時都習慣性的由某個固定的頁面開始,就可以避免我們迷失在複雜得筆記中。

我在 Notion 中建立一個 DashBoard 頁面,並將所有會使用到的項目分門別類放到上面。這些被放上去的頁面是特定項目的目錄索引頁, 也就是說我們得主要目錄找到了特定類別的目錄,在特定目錄上才一條一條擺放對應的筆記。

我針對自己的工作(軟體工程)、個人事業(寫作、接案)、興趣(健身、動漫遊戲)等等分出了非常多類別。 你也可以客製化屬於你的結構,將你想需要的或想要的項目擺上去,讓自己投資專注力在上面。

My Notion Dashboard

不過這些終究是使用頻率不高的資料,你按照結構將它們存放好,它們就是你的第二個大腦, 代替你保存那些重要的資料,不會有誤差也不會遺忘。

但記得,循環筆記的核心依舊是晨間日記,我們整日與晨間日記為伍,當特定任務需要資料時才透過 Dashboard 去找到對應的資料。

筆記之間的連結

筆記之間相互連結的能力大概是軟體對比傳統筆記本最讓我驚豔的部分了。Evernote 有強大的連結功能,Notion 同樣可以輕易的串連不同的筆記。 互相串連筆記可以帶來數個好處,可以讓我們在閱讀筆記時延伸到其他知識上、更容易的找到需要的資料、重複的使用已經有的筆記,使其更有價值。

我在寫這篇文章時人正在澎湖開往高雄的渡輪的甲板上,我早上需要整理行李、下午則要前往住宿地點。 我在晨間日記中計劃好任務並所妥善利用串連筆記與外部資料的功能。

在 Notion 中希望串聯筆記的時候只要輸入「@」符號,就可以利用搜尋方的方式加入筆記連結。利用這個方式在整理行李的任務上加入之前整理的行李整理清單。

Uss 'at' function

然後在入住旅館的任務下方輸入 「/map」 便可以插入 Google 地圖的網址,便可以將需要的資料都串連在一起。

Use Google map function 1

Use Google map function 2

將筆記互相關聯的原因不只為了方便,更重要的部分是為了達成聰明有效率的人擁有的第三種特質,也就是擁有創造力能夠提出有創意的解決方法或獨特的觀點。

學習、模仿優良的想法或概念,將其延伸、結合,尤其是使用在跨領域上往往可以獲得出乎意料的效果。 很多具有創意的提案都可能來自另一個領域耳熟能詳的想法,我們需要的是能夠在思考解決方法時成功將其關聯起來。 不要吝嗇使用連結功能,盡量將學習到的概念、想法、筆記都記錄起來,覺得彼此有關係就盡量標註連結。 長久下來循環筆記會有需多你學習到的知識,當你利用筆記思考時更有機會從不同領域借鑒解法。

打個比方,程式語言中有許多的設計模式,宗旨是讓程式在面對修改的時候可以更有可塑性。 設計模式讓程式具有高內聚、低耦合的特性,簡單來說就是各司其職,不會因為某個部份壞掉或變換造成整體系統的錯誤。 學習過這樣的概念後我就用在相當多的時間、專案管理甚至生活中。

每個領域都有迷人的概念值得我們學習,如果你更近一步將其記錄下來,最後成功連結、延伸與借鑑。在別人眼中也成為一位有創意的聰明人士。


下一篇文章: 循環筆記法 07:結合 Google 日曆,加入時間管理功能(施工中)

linengine@gmail.com

Taipei, Taiwan

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