《不專業就淘汰的時代,五步驟打造個人專業形象》

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2021

目錄

  • 不專業就淘汰的時代
  • 步驟一:說話之前停頓三秒
  • 步驟二:把事情講明白
  • 步驟三:擺脫冒牌者症候群
  • 步驟四:持續輸出
  • 步驟五:建構框架
  • 躲不掉,就準備好迎擊

不專業就被淘汰的時代

如果你認為專業形象是面試的時候表現出來的行為談吐,或者業務員銷售時打扮的西裝筆挺的模樣。那麼你大概沒有意識到,專業形象已經是更加普及,且越發重要的一項技能。

因為網際網路的發達,我們可以輕易的接觸或散佈訊息給陌生人。如果你是一位自由工作者,客戶在接觸你之前,就會先透過網路暸解你展示出來的價值觀。對方要先能夠信任你,才會聯絡你。第一眼能夠提供信任感的因素之一便是專業形象。如果你在公司上班,專業形象則能增加同事與上司的信任感,以及保持市場價值。

我認為讓人感覺專業是現在到未來十年,屬於我們的重要資產。如果想要建立專業形象,首先需要從思維到行為的改變,再來是培養與維護的方法。我將在這說明五個步驟,由淺入深、由簡單到複雜,一步步帶你打造自己的專業形象。

步驟一:說話之前停頓三秒

我們先從最具體的方式開始,這個行為看似簡單卻有許多深層的意義。不能單純模仿這個動作,要理解做這件事情背後的原因。其實要實踐也不簡單,畢竟每個人說話的方式都不同。像我是個喜歡侃侃而談、常常說個不停的人,就算到現在,我還是覺得自己有時說太多話。

說話之前停頓三秒的主要原因有二:

1. 停頓三秒讓人感覺更重視你

這是心理學上支持的做法。因為真正重要的人,大家一定會聽他把話說完。想像一下古代打仗時,在軍營中大家七嘴八舌討論事情的時候,輪到大將軍發言會有人打斷他嗎?大將軍或許會停頓五秒或更久的時間,才開口說話。因為他不怕被別插嘴,不怕被搶走話語權。

開口前停頓三秒的潛意識說的是:我不怕被搶走話語權,所以我很重要。

想像一下,兩個人在跟你一起討論東西,其中一個人語速很快、說了很多話還夾雜各種語助詞。輪到另一個人時,他停頓了三秒鐘,若有所思的樣子,然後緩緩說出意見。那個讓你感覺更專業?

當然這就跟「站姿開放且抬頭挺胸」這類建議一樣,只是心理學的小技巧。我將這個動作當作第一個步驟更重要的是第二個原因。

2. 開始認真聽別人說話

其實停頓三秒的時間,是讓你用來整理對方的想法與構思回覆的話。你或許會說,這種事情我本來就有在做了,何必要這三秒?可惜事實並不是這樣,絕大多數的人其實是在對方說話時想著怎麼回話,而沒有認真的嘗試理解對方在說的話。

就像是騎摩托車的時候,以一種自動駕駛的模式接收外部資訊,心思卻放在其他事情上。這就是為什麼我們那麼容易誤會彼此說的話,溝通效率通常都很低。

Listening

《魅力學》提出讓人感覺有魅力的三個主要因素:親和力、影響力與臨在感。其中臨在感就是你有沒有投入在當下的對話中。人類其實對於對方有沒有將心思放在對話上,感覺是很敏銳的。或許交談的人自己沒有察覺,但潛意識會讓他感覺你沒有信任感、不專業。

所以練習停頓三秒是給自己的思考時間,至於對方說話的時候,試著讓自己專注在對方說話的內容、他想要表達的重點、他希望透過這段對話達到什麼目的。最後,輪到你說話時,再利用這三秒思考要說的話。讓這樣的動作變成習慣。

當你透過步驟一開始真正聆聽對方的想法,會發現每個人都有自己的預設立場與思維。當你能夠站在對方的視角看待事情,就能夠進入下一個步驟。

步驟二:把事情講明白

當你嘗試展現自己的想法、觀點或專業知識時,如果對方沒辦法理解,那麼不論你多有料都沒用。這不代表對方不聰明,更多時候是因為他們:沒興趣、沒感覺、注意力不集中、認為與自己無關。

因此我們要反向操作,讓我們的表達要使他們:有趣、有感、有關還能輕易保持集中。將三個要素融入你的表達方式中,包括演講、簡報、開會甚至平常溝通。

1. 說重點

你的重點不一定是對方的重點,說重點的前提是要能夠知道對方想聽到什麼。

比如在面對主管的進度會議上,主管不在意你工作的細節,在乎的可能是工作進度與進度上遇到的問題,因為這樣他才能幫忙排除問題。如果這時候你光說聯絡過哪個窗口、準備了哪些工具...這類他不關心的話題,就會讓他感覺沒興趣。進而感覺你不專業。

善用步驟一建立起來的換位思考能力,認真聽對方提出的問題、敘述的方式,對方透露出他在意的是什麼?針對這個部分去回答,說重點,不要廢話。劉奕酉在《高產出的本事》中認為不專業感來自:說的沒邏輯以及說太多

2. 建立關聯

如果立場反過來,你需要主動跟同事、客戶討論事情,你會有一個溝通的目的。可能希望驅動他做某個行為或詢問某些資訊。這時建立關聯是最重要的要素。

你要讓對方感受到你們討論的事情與他有關。當然這同樣需要你換位思考對方在乎什麼東西。建立關聯使對方認為事情與他有關,而人類都只對自己有關的事情感興趣,這是人之常情。

建立關聯的切入點很多,可以多嘗試練習。例如關乎部門或個人績效、關乎到對方在公司的評價、關乎到同事之間的關係...等等。

3. 善用舉例

具體的東西比抽象概念理解起來更輕鬆,也更容易讓對方留下印象。舉例是強大的武器,而且任何場合都能夠使用。我們平常溝通都使用得太少了,誰說同事溝通或閒話家常時不能使用?舉例的目的是讓對方更容易理解,所以任何表達想法的時候都能夠使用。

你可以用「...,有點像...」的方式開頭,試著練習。我的職業是軟體工程師,時常要與設計師溝通,遇到網頁排版的專業問題我以前是這樣解釋「網頁的元素本身是由下至上堆疊的,畫面寬度改變的時候元素寬度不變的情況下,並排的元素就被推到另一個元素下面。這樣的設計會有點狀況...」,真是讓人困惑的一段話對吧?但這段話可以利用舉例改成「網頁的元素有點像一個個快遞包裹,當空間不夠的時候就只能疊到另一個包裹上。使用者的畫面寬度改變時,這些包裹就會按照這個邏輯堆疊。所以這邊的設計會有點狀況...」

舉例是易學難精的技術,平常就有意識的蒐集舉例的例子,還有把握每一次解釋概念、想法的時機去使用它。

步驟三:擺脫冒牌者症候群

克蘭斯博士(Pauline R. Clance)與因墨斯(Suzanne A. Imes)於 1978 年提出冒牌者症候群的概念, 指成功人士不覺得成功是因為自己的本事,感覺自己只是幸運獲得不屬於自己的地位、名聲。覺得自己是騙子,不值得這份成功。

Fake

假如你喜歡吃拉麵,寫了拉麵的評論文放在網路上,某一天你被報導出來後大家開始稱呼你為拉麵專家。很多人沒辦法將這樣的成功歸因為自己的努力、專業累積,最後才是一點點運氣。

如果你自己都不認為自己是專家了,別人怎麼相信你。

首先你要知道,擺脫冒牌者症候群不是要你拼命假裝自己是專家,或者去吹牛、大談自己不清楚的東西。而是希望你了解,沒有人是完美的,縱使在你專業的領域也一樣,我們都會持續累積與成長。在專業領域上被問倒的情況一定會發生,被問倒就針對問題深入研究,然後給出自己的觀點。讓這些經驗成為自己成長的養分。

每個人一定有擅長與不擅長的領域,你投資比別人多時間專研某個領域,因此對某個領域更熟悉,還持續追蹤最新資訊。那麼對比其他人,你就是專家。世界上的領域這麼多,我們一定能在某個領域成為另一個人的導師。

比如一位醫生有重訓需求時,健身教練對他來說就是該領域的專家。那麼說回愛吃拉麵的你(假如啦!),對於平常兩個月只吃一次拉麵的人來說,你確實是拉麵專家沒錯。

如果你在某個領域有著 50 分專業,前面有許多 60、70 分的前輩,身後許多需要這方面專業但只有 10 分的民眾,你就是這些人眼中的專業人士。你想要提供價值給他們,就需要讓他們感覺信任、能夠清楚地接受你的想法。這跟專業能力一樣重要,所以我們才要練習步驟一與步驟二。

步驟四:持續輸出

當你做好心態的調整,夠在溝通上展現專業形象後,下一步就是透過網際網路開始輸出你的想法。想要建立個人的專業形象,就需要輸出你的想法與觀點。有很多的管道可以開始:文章、語音、繪畫、影片,取決於你擅長或偏好哪一個種媒介。其中成本最低最好入手的就是寫文章。當然每一種方式都有其優劣。

關鍵在於持續的產出,對你自己定下規定,每週一次或兩次的作品產出。因為產出會強迫你去吸收新資訊,也可以利用前面學過的表達技巧,練習寫出膾炙人口的文章。另一方面,持續產出強迫你去挖掘領域內可以分享與討論的觀點。

《暢玩一人公司》的作者于為暢對於輸出的想法是:偶有佳作、量多必中。你無法知道怎樣的文章會爆紅,只能透過持續練習與產出,逐漸累積某個領域的文章。在一個領域深耕一段時間後(我自己是設定 50 篇文章),你會發現所有文章都被某寫通用的想法貫穿。

這時候可以延伸至最後一個步驟,建立該領域專屬於你的框架。

步驟五:建立框架

哈福艾克(T. Harv Eker)在暢銷書《有錢人和你想的不一樣》中提出的核心觀點認為,人的行為是內心思維的反映,就像一面鏡子,一邊的世界是想法、另一邊則是行動,一體兩面。所以改變行為是治標不治本的策略,改變思維才是致富的方法。思維反映想法,想法影響行為,行為產生結果。

所謂的框架就是由關鍵思維為基礎延生出來的一套邏輯自洽的理論。就像是科幻小說,在小說會有一個超越現實的特殊設定。 例如《冰凍地球》述說地球急速冰凍,冰河遍地蔓延,這是特殊設定。然後在這樣的設定下國家、社會結構、交通與宗教, 將會是什麼樣子?這又需要融合現實世界的邏輯去推演。最終塑造出一個充滿邏輯的科幻世界。 所有引人入勝的故事與遊戲都有邏輯自洽的框架。

World

你一定有屬於自己的想法、價值觀,結合你在專業領域學習到的知識、觀念或最新資訊,你會產生屬於自己獨到的見解。或者當你在專業領域持續學習、實踐、輸出,最終整理出屬於你的核心理念。

你需要再三確認這個核心理念是否讓你深信不已,利用它去驗證你所有的想法。這樣一來,以這個核心理念以及邏輯推演,你將可以回答所有問題。因為追逐個案是沒有意義的,你需要的是一個邏輯自洽的框架,以核心理念去推導,進而獲得單一問題的回答。

如果你仔細觀察市面上熱銷的書籍,很多作者提出的觀點其實已經存在很久,但是他能夠取各家之長,巧妙地結合在一起。加入自己獨到的觀點,並以此為核心延伸出許多論點。我認為有邏輯自洽的框架的作者最讓我佩服,當你理解他的核心理念,甚至能夠自己推論出其他結論。擁有框架的論點最有可能改變讀者的思維。

為此你一定要堅持輸出,不要害怕別人的批評與辯論。抱持開放的心態聆聽各種觀點,也不害怕分享自己的觀點。核心理念要經的起自己與大眾的質疑,歷經磨練,最終與你合而為一。讓人想到這個領域就想到你,畢竟,最終個人專業形象來自你自己。

躲不掉,就準備好迎擊

十年之後的職場結構會怎麼樣,沒有人可以保證。唯一能確定的是變化一定會發生,甚至變得越來越快。《人類大歷史》的作者哈拉瑞(Yuval Noah Harari)曾經表示:「未來沒人知道上大學該唸什麼,因為沒人知道二十歲時該學什麼技能,才會跟四十歲從事的工作有關。」科技的推波助燃下,職場的變化只會更劇烈、更快速。

我沒辦法預測未來改變的方向,但我可以肯定建立個人專業形象,學習深耕某個領域與建立領域名聲的方法,絕對能在未來發揮效用。或許在未來會有某個你感興趣的新領域被發明出來,你將有能力投入這個新領域,佔得先機,身處藍海。

我們都無法置身事外。在退休之前勢必要面對改變的衝擊。既然躲不掉,那就準備好迎戰吧!

「黑暗叢林法則」形容未知勢力接觸時的狀況。就像一群陌生人拿著槍,進入烏漆墨黑的森林裡,一但看到黑影就必須要開槍,因為面對未知,你不開槍就有被開槍的可能性。未來會有什麼未知的危險呢?我不知道,但我不會想連槍都沒準備好就投身其中。

linengine@gmail.com

Taipei, Taiwan

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